Política de compras, reembolso e fundo fixo

Realize o seu planejamento financeiro de forma estratégica, previsível e organizada


A política de compras, reembolso e fundo fixo vai mostrar de que forma as compras podem ser realizadas, de que forma o reembolso pode ser solicitado e de que forma o fundo fixo vai ser gerenciado.


É escrito para traçar todas as diretrizes de aquisições e de contratações, então, serve para quando é necessário contratar uma prestação de serviço para a empresa ou para adquirir algum produto, algum equipamento, algum insumo.


Nessa política deve estar escrito de maneira muito clara a forma como essas aquisições e contratações deverão acontecer.


Deve conter também todos os procedimentos para a ação, para as compras, como serão feitas as cotações, quais são os principais produtos que podem ser comprados, também deve conter as proibições, o que não pode comprar.


De acordo com essa política dá para saber também onde serão feitas as compras, quais são os principais fornecedores, alguns fornecedores não podem fornecer seus produtos ou serviços porque não oferece uma segurança, então algumas vezes só pode comprar os produtos ou contratar fornecedores qualificados, que já passaram por alguma certificação.


É necessário ter muita atenção nos procedimentos para as compras e nas proibições.


Torna possível identificar toda questão da prestação de contas, como será feita em relação às compras que devem ser realizadas. Precisa ter nota fiscal, por exemplo. Toda compra e prestação de serviço deve ter a nota fiscal. É importante que tenha escrito a forma como as pessoas vão prestar contas em relação a essas aquisições e contratações.

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A política de compra em si, vai englobar o reembolso. Que nada mais é do que uma forma de comprar, uma metodologia que você vai utilizar, ou seja, pode liberar que alguns funcionários façam as compras, dependendo do tipo de aquisição, do tipo de contratação, depois a empresa vai reembolsar esse valor, não é aconselhável, não se deve usar como prática, o ideal é fazer as compras programadas porque já inclui no fluxo de caixa, já tem noção de quanto será gasto e já se prepara para essas ações, fica tudo muito organizado nessa política de reembolso.


Algumas empresas utilizam cartões de várias marcas, depositam dinheiro, o funcionário passa o cartão, vai gastando, principalmente em viagens e, ao final dessas viagens, vão até o financeiro da empresa e apresentam as notas fiscais, informando o que gastaram.


O fundo fixo é uma quantidade menor de dinheiro que fica na empresa para compras emergenciais. Por exemplo, quando acaba a água e precisa comprar, quando a chave de uma porta ou de um armário quebra e é preciso contratar um chaveiro, vai ter um dinheiro específico para isso e a pessoa do setor de compras tem autonomia para gastar esse fundo fixo de acordo com a necessidade e com a política.


O ideal é fazer as compras programadas, mas em caso de urgência tem as questões ligadas ao fundo fixo.


Há também os adiantamentos de compras, exemplo, o funcionário pega o dinheiro com a empresa, vai comprar algo, traz o dinheiro de volta, com recibo, com troco, tudo certinho, no entanto, é preciso reduzir essa forma de compras, porque isso precisa ser feito pelo setor de compras e não fazer com que um funcionário compre.


Deve-se ter muita atenção, pois alguma empresas precisam de ajuste para não travar o setor de compras, para que nenhuma compra deixe de ser feita.


Essa política precisa conter alguns elementos básicos que estão extremamente ligados ao plano de ação, como:


O que pode ser comprado ou não, de acordo com cada metodologia.


Quem pode fazer as compras ou não, quem são as pessoas autorizadas a fazer as compras.


Qual é a metodologia que vai ser utilizada, se vai ter cotação, se vai ser compra direta, depende muito da maneira como as coisas vão ser compradas, como as aquisições serão feitas, mas tudo precisa estar na política de compras.


Quais são os fornecedores, alguns fornecedores são homologados, nas franquias, por exemplo, tem essa questão da homologação muito forte, algumas empresas só podem adquirir produtos ou contratar serviços quando o fornecedor tem certificação ou qualificação prévia.


Em que momento o reembolso ou adiantamento pode ser solicitado, quando as compras podem ser feitas, quais são os prazos envolvidos.


Até quanto pode configurar o fundo fixo, qual é o valor disponibilizado para ele, quem são as pessoas que aprovam, a partir de qual valor. Por exemplo, até determinado valor a pessoa de compras tem autonomia para fazer a compra, mas se for outro valor deve solicitar para o gerente ou para a diretoria.


Às vezes as compras são feitas de maneira equivocada, os procedimentos são equivocados, as justificativas de compra não são condizentes, é preciso levar em consideração todos esses aspectos para criar uma excelente política de compras.